Germaine 2.0 - Système multi-user et horizontal de secrétariat

[zuperninja]

Germaine 2.0 - Système multi-user et horizontal de secrétariat

J'ai mis ça sur mon github pour pas plus engorger les issues de openfab. Et que je m'assume en tant que project owner.
Les 4 premiers commentaires seront mis à jour avec des liens vers les autres avancées.

Contexte

OpenFab reçoit beaucoup de messages sur plusieurs plateformes.

On avait créer un alias avec @nicolasdb pour le job de secrétariat et de factures (car on aimait pas demander de l'argent aux gens. C'est pas nous qui somme fâchés, c'est Germaine.

Objectif

Comment répondre à ces messages de manières efficaces et dans un délai inférieur à 24h. Sans que cela repose sur une seule personne.

Proposition

Cartographier les demandes et construire un workflow avec ressources nécessaires pour y répondre.link
Créer une permanence de réponse aux emails.link
Créer un code commun / uniformisation des tags et labels.link
Créer des réponses déjà faite / FAQ.link

First step

• Créer une issue pour pouvoir collaborer
• Répertorier ce que l'on a
• Identifier les bugs et comportement de ceux qui font déjà le secrétariat
• ...

Issues liées

tag et label #202
Organisation OpenFab : team & task force #195
Gestion buro274? #183
Proposition de réarrengement de la partie Projects #88
Faq #17
label - modif de nom #127

Ressources

@softrevolter, @nicolasdb, @DewiBrunet, @Ginsburg, @dsmrs , @satblip, @zuperninja
Méthode GTD
Super weapon

[nicolasdb]

Suite à ce matin et sur base de ce post

Si j'organise en chronologique:

• Redirection de ce que je reçois sur mon adresse à [email protected]
• consultation contact et facturation par @zuperninja
• suivit facebook par @zuperninja
  • analyse rapide et action selon GTD? Est-ce un message pertinent? est-ce actionnable? Est-ce que ça sert le projet?

• demande de type pub = poubelle
• demande événement, relation internationale ou appel à projet = Team appel à projet. @DewiBrunet
• demande relative à openfab, gestion membre = FAQ ou réponse Anca?
• demande devis job = Team job, Dewi
• demande en lien avec FabMob = Team fabmob, Dewi

Team appel à projet:

Dewi, Sarah, Chloe
à eux de décider si la demande est pertinente ou pas. Répondre oui ou non. Merci, bisous. Si oui, faire le suivit. (et optimiser ce flow ainsi que les pistes de rémunérations)

Team gestion buro274:

Pour l'instant, Milena, Florent, Dewi ont la clé. Navid et Anne-sophie doivent bientot en avoir une aussi.
Loois en avait une, il a arrêté son abo OF et ne viens plus, il est installé à la serre. Je ne sais pas s'il a tjs une clé.

• si ça dépasse les demandes de bases, comme une demande pour accéder au lieu, une aide machine, ça passe alors par le groupe. (voir boucle 1 , un membre doit avoir son badge pour utiliser les machines seul, si pas de badge il doit avoir un mentor/garant qui a son badge)
  On laisse venir les demandes, pas de changement, pas d'annonce que je suis pas là, et la team voit comment répondre à la demande. via permanence définie et annoncée ou des rdv.
  Objectif de la team, optimiser ce flow.
• Finaliser les conditions du badge buro274! safety, machine et accueil.
• Continuer d'optimiser l'organisation du lieu. = LevelUp sur la petite laser A5 pour des signalétiques.
• Gestion de poubelle et tri. C'est pas fluide.

Team job

Dewi s'il est dispo, sinon mise en capacité de Navid et Anne-sophie pour des jobs lasers. Si pas prêt, faut se préparer. Si pas dispo, redirection vers le groupe et improvisation. Pour rappel, seul les metaUser peuvent commencer à répondre à des jobs pour un reward a définir (badge, crrr, levelUp ou loot), seul les membres de niveau 4 peuvent être rémunéré en €. (sur base de 34€ htva/h)
Pour la cnc, on en a pas. C'est retiré du site. Zip it, c'est pas pour les noobs.

Objectif de la Team, être prêt pour accepter des jobs et générer du cashflow. il y a 1100€ / mois minimum de frais commun. (loyer, internet et compta/assurance) Tout ce qui est en plus, c'est dispo pour des machines, des évents, du swag et de la rémunération.

• optimiser le flow.

Team Fabmob

Dewi, Milena, Florent et Navid.
Il y a déjà pas mal de demande, l'équipe doit s'agrandir et se former sur plus de tools.
Un catalogue doit être élaboré et les workshop standardisés pour facilement être animé par tout les animateurs compétent.
Mission spéciale:

• organiser l'étagère Velom2
• Mise en place d'un logistique de sortie de matériel.
  On a déjà égaré un Dell (on a son alim), une alim de lenovo, une souris.
  il faut mettre en place une logique de où se trouve le matériel, d'où il vient, qui en est responsable + état des machines. Contenu des modules.
  Et une méthode quand le matériel revient. On égare trop facilement tout.

[nicolasdb]

• Pour la poste, si le facteur a la flemme et qu'il ne laisse que les avis de passage (classique)
  J'ai une procuration au nom de Dewi pour aller les chercher à la poste rue Wery.
• pour des paiements, j'ai montré à Dewi, il a accès aux codes si besoin.
• pour les poissons et les plantes, Dewi est briefé aussi.
• la TVA est déclarée, on sera remboursé de 1900€ yeah.
• le rdv avec crédal est reporté au 22, je serai rentré.

Reste 2 points:

• les pannes machines?
• gestion nouveaux membres? Définir un peu le concept du mentorship.

Et point important:

la mise à niveau des membres existant.
Les personnes dans les teams, devraient être minimum metaUser et avoir remplis toutes les conditions. (passport, badges laser, badge github, badge buro274, la domiciliation, l'avatar et le trombinoscope, + reward 50crrr)

[nicolasdb]

Team Workshop

J'avais oublié la team workshop, on vient d'en parler avec Anne-Sophie.

Il faut un peu mieux définir les objectifs de la team, et améliorer les logiques de devis aussi et combien coute par personnes, etc...

[zuperninja]

Top !

J'ai commencé à construire un diagramme pour le traitement de la demande. Méga WIP.
Se trouve sur le drive de contact dans le repo "Draw.io" : Cartographie_traitement des demandes