VRJ by se měla zabývat zlepšením komunikace při řešení problémů při práci s digitálními nástroji Junáka, konkrétně SkautISem, a ztransparentněním vývoje oprav a úprav SkautISu, například formou veřejného systému řízení požadavků (issue trackeru).
Administrativa oddílů a středisek v Junáku byla z valné většiny přesunuta online, převážně do SkautISu a dalších online aplikací. SkautIS je velmi funkční a spolehlivá platforma, a jiné organizace by nám jeho zavedení a funkčnost jistě mohli jen závidět.
Ovšem jeho rozvoj a další vývoj nejsou řízeny z našeho pohledu dostatečně transparentně. Důvodů pro toto tvrzení vidíme dva:
- pro nahlášení chyby je možné použít jen email. Po generické odpovědi po něm nenásleduje žádná další akce nebo reakce.
- do skautisu jsou přidávány nové funkce bez dobře zdůvodněné potřeby, existující funkce jsou ve stejnou chvíli uživatelsky nepřívětivé či nefunkční.
V souhrnu, pro uživatele skautisu na úrovni oddílu či střediska není jasné, jak jsou vybírány priority rozvoje a údržby SkautISu. Proč jsou které funkce nově přidávány a proč nejsou existující funkce podporovány a udržovány.
Níže jsou tyto body rozvedeny.
Pro nahlášení chyb a požadavků ve skautisu lze využít email. Slovy podpory skautisu (z května 2021), "Takovéto hlášení požadavků je dočasné, "issue tracker" máme zadaný k vývoji, snad se brzy dočkáme.". Zatím nic a další reakce na toto téma již není možní získat. Dříve existovala "webová podpora", která obsahovala veřejné seznamy chyb, podle webu je něco podobného do budoucna zvažováno.
Emailové hlášení chyb je zastaralý a nevhodný způsob správy požadavků. Po odeslání informace o chybě či požadavku se odesílateli dostane generické odpovědi, že požadavek bude zvážen, a většinou nic dalšího. To působí silně demotivačně pro odesílatele. Navíc to duplikuje práci činovníků, se stejným požadavkem musí vyvinout úsilí k dalšímu nahlášení chyby či požadavku, který již je znám.
Mnohé existující funkce jsou v praxi jen velmi těžko použitelné, např. hodnocení kvality, nemožnost efektivní úpravy emailových adres členů, automatozované mailinglisty pomocí SkautISu. Tyto funkce byly do skautisu přidány, ale z vnějšího pohledu nejsou přiliš aktivně udržovány a rozvíjeny a jejich použití je velmi často tak složité, že nejsou používané. Naopak nové funkce jako inventarizace jsou zvažovány pro přidání do skautisu bez zjevné potřeby a poptávky v organizaci.
Tím že SkautIS je ve skautském životě všudypřítomný a rozrůstá se do dalších a dalších součástí skautského života (viz táborobé přihlášky) a jeho činnost a vývoj platíme přímo a nepřímo z našich příspěvků a poplatků, máme právo požadovat zlepšení.
Základem by z našeho pohledu měla být větší transparentnost ve vývoji SkautISu. Prvním možným krokem se nám jeví znovuzavedení veřejně dostupného systému pro správu požadavků, ve kterém by bylo možné sledovat, o které nové funkce je v organizaci zájem, které chyby jsou již známé a kolik uživatelů zasahují.